
Toplantılara Hazırlıklı olmak
Birgün Almanya’dan beni Neslihan aradı. Gerçekleştireceği bir iş görüşmesi için danışmanlık istediğini belirtti. Stres içindeydi. Nasıl yardımcı olabileceğimi anlamak için bana öncelikle işini, nasıl başladığını, yaşadığı sorunları ve tam olarak ne istediğini anlatmasını rica ettim.
İş Başvurusu ve Kaygılar
Çalıştığı işe altı ay önce girmişti. İşe girerken, başlayacağı işin, vasıflarının altında bir pozisyon olduğu, ama yine de isterse onu bu göreve alabileceklerini ve ona uygun bir pozisyon açılırsa başvuruda bulunulabileceği söylenmiş. Neslihan da bunu kabul ederek işe başlamış. Başladıktan 6 ay sonra ona uygun olduğunu düşündüğü bir pozisyon için ilan çıkınca, ‘başvurayım mı, 6 ay önce girdim, şimdi başvurmak çok mu erken olur, nasıl konuşacağım?’ şeklinde kaygıları oluşmuş.
Görüntülü konuşmak için sözleştik ve görüşeceğimiz zamana kadar ondan iki şeyi düşünmesini rica ettim : ‘senin için yapacağın görüşmenin olmazsa olmazı nedir?’ ve ‘neden seni bu pozisyona alsınlar?’.
Hazırlık Süreci
İlk toplantıyı önce kendi yöneticisi ile yapacaktı. Onunla görüştükten sonra işe başvurmayı planlamıştı. Bu toplantıyı bir kez yapacağı için, bu şansı çok iyi değerlendirmesi önemliydi. Belki bu iş düşündüğü gibi ona uygun değildi, veyahut yöneticisinin kafasında başka planlar da olabilirdi. Aslında bu iş ilanı, onların bu konuları birlikte değerlendirmeleri için güzel bir fırsattı. Taleplerini net ifade edebilmesi, ne istediğini ve istemediğini bilmesi önemliydi.
Çevrimiçi Görüşme ve Hazırlık Çalışması
Sözleştiğimiz gibi çevrimiçi bir görüşme organize ettik. Neslihan ile toplantı hazırlık formu üzerinde çalışmaya başladık. Eğitimlerde katılımcılara hep sorarız, ‘bir toplantıya gitmeden hazırlık yapar mısınız?’, çoğu katılımcı bunun için vakti olmadığını söyler. Her ne kadar konunun uzmanı olsanız da, toplantı ayrı bir hazırlık gerektirir. Hazırlıksız gidilen toplantılar, zaman kaybı ve/veya anlaşmazlıklara sebep olabilir.
Toplantı için giriş ifadeniz hazır mı? Gücünüzü nasıl ifade edeceksiniz? Hangi soruları soracak, hangi bilgileri paylaşacaksınız?
Esneklik, Talepler ve Limitler
Nerelerde esneklikleriniz var, talepleriniz neler olacak, o günün gündem maddeleri nedir, peki ya limitlerinizi belirlediniz mi? Neslihan ile başladık formu doldurmaya. İşe önce, gücünün nereden geldiğini bularak başladık. Gücünü tespit edince bu Neslihan için farkındalık yarattı.
Ayrıca, toplantıda konuşmak istediği konu başlıklarını ve bu konularda niyetlerinin ne olduğunu ve en önemlisi onun olmazsa olmazlarını belirledik. Merak ettiği konuları soruya çevirip, soru listesine ekledik.
Bundan sonra toplantıda konuşmak istediği konu başlıklarını ve bu konularda niyetlerinin ne olduğunu ve en önemlisi onun olmazsa olmazlarını belirledik. Merak ettiği konuları soruya çevirip, soru listesine ekledik.
Bilgi Paylaşımı ve Açılış İfadesi
Bunun dışında toplantıda hangi bilgileri paylaşmasının durumu onun lehine çevireceğini düşündük ve not aldık. Açılış ifadesini, güç unsurlarını ve beklentilerini ifade edecek şekilde hazırladık.
Özetle, toplantıyı simüle ettik. Tekliflerin nasıl yapılacağını, hangi unsurları ne şekilde kullanacağını pratik yaptık.
Geri Bildirim ve Başarı Hikayesi
Toplantıdan sonra Nilüfer beni aradı. ‘Toplantına 10 üzerinden kaç verirsin?’ diye sormuştum. ‘10 üzerinden 9’ demişti ve kendisinden bir geri bildirim yazısı istediğimde şöyle yazdı ;
‘Bu eğitimden önce, toplantılara hiç hazırlanmadan giriyordum ve söylemek istediklerim bana sorulsa bile bazen düşüncelerimi aktarmak çok zor oluyordu ve toplantı sonunda ‘ah bunu neden söyleyemedim’ diye düşünüyordum. Aldığım danışmanlıkla, toplantılara sistematik bir şekilde hazırlanmayı öğrendim. Benim işyerimde yaşadığım bir sıkıntı için bu eğitimi ve danışmanlığı almıştım. Toplantı için kullandığımız sistemi ve öğrendiğim şemayı hala önemli toplantılar öncesinde kullanıyorum ve gerçekten çok işime yarıyor. Toplantılarda artık daha özgüvenli, hazırlıklı ve etkili bir şekilde kendimi ifade edebiliyorum. En önemlisi, artık toplantı sonrasında ‘keşke şunu söyleseydim’ demiyorum. İş hayatımda karşılaştığım zorluklara karşı daha hazırlıklı ve başarılı bir şekilde mücadele etmeme yardımcı olan bu eğitim ve danışmanlık hizmetinden dolayı çok memnunum.’
Bu da sadece neyi söyleyeceğim değil, nasıl söyleyeceğim ve önceliklerimin ne olacağı hakkında bana çok yardımcı oluyor. Hem benim o zamanki durumumu, hem de şimdiye kadar ki deneyimlerimi ve işimdeki hedeflerimi göz önünde bulundurarak, bana verdiği tavsiyeler hala çok işime yarıyor. ‘ N.A – Biyolog